Implantação KanBan - isoCRM

ESTRUTURA GERAL DE IMPLANTAÇÃO

A implantação do Kanban em uma organização geralmente segue fases estruturadas para garantir adesão e sucesso sustentável.

Fases da Implantação

Diagnóstico e Planejamento:

Compreender os processos atuais e definir objetivos.

Capacitação:

Treinar equipes sobre os princípios e práticas do Kanban.

Desenho do Fluxo:

Mapear o fluxo de trabalho e definir as colunas do quadro Kanban.

Piloto:

Implementar o Kanban em uma área ou equipe específica para testar e aprender.

Ajustes e Otimização:

Refinar o processo e o quadro com base nos resultados do piloto.

Rollout Completo:

Expandir a implantação para outras equipes e setores.

Monitoramento e Melhoria Contínua:

Manter reuniões de revisão e buscar otimizações.

Setor 1 - Implantação/Suporte (8 etapas)

KanBan - Sugestão

Backlog
Triagem & Priorização
Análise & Planejamento
Em Execução
Validação Interna
Aguardando Cliente
Implementado/Resolvido
Fechado

Setor 2 - Comercial/Vendas (6 etapas)

KanBan - Sugestão

Leads Brutos
Qualificação (MQL/SQL)
Contato Inicial & Descoberta
Proposta
Negociação
Fechamento
Faturamento & Pós-Venda

Setor 3 - Desenvolvimento (9 etapas)

KanBan - Sugestão

Backlog do Produto
Refinamento/Análise
Pronto para Desenvolvimento
Em Desenvolvimento
Code Review
Testes (QA)
Homologação (UAT)
Pronto para Implantação
Em Produção

KanBan - Desenvolvimento

Backlog do Produto
Replicar o erro
Refinamento/Análise
Em Desenvolvimento / Escopo
Code Review
Testes (QA)
Documentação
Concluído

KanBan - Análise

Backlog do Produto
Refinamento/Análise
Reunião esclarecimento
Em Desenvolvimento / Escopo
Reunião apresentação
Concluído

Riscos e Mitigações

TEMPLATE DO QUADRO KANBAN

Um quadro Kanban básico geralmente é composto pelas seguintes colunas, que representam as etapas do fluxo de trabalho

1. Backlog/A Fazer: Todas as tarefas e itens de trabalho que precisam ser realizados, mas ainda não foram iniciados. Esta coluna funciona como um repositório de demandas priorizadas. Exemplo: Novas funcionalidades, solicitações de suporte, oportunidades de venda não qualificadas

2. Selecionado/Em Preparação: Itens que foram selecionados do backlog e estão sendo preparados para iniciar o trabalho (ex: levantamento de requisitos, qualificação inicial, coleta de informações). Exemplo: Requisitos analisados, prospecção inicial

3. Em Andamento: Itens que estão sendo ativamente trabalhados pela equipe. Esta coluna deve ter um Limite de Trabalho em Progresso (WIP) para evitar a sobrecarga e garantir o foco. Exemplo: Desenvolvimento de código, atendimento a um chamado, negociação de proposta.

4. Em Revisão/Em Teste: Itens cujo trabalho principal foi concluído e agora estão aguardando validação, revisão ou testes. Exemplo: Código em teste, proposta em revisão jurídica, cliente em fase de homologação.

5. Concluído: Itens que foram finalizados, validados e entregues. Podem ser movidos para um arquivo ou arquivados após um período. Exemplo: Funcionalidade entregue, chamado encerrado, venda fechada.

Riscos e Mitigações

O que é WIP?

WIP significa "Work In Progress" ou "Trabalho em Progresso" em português.

Para Setor Comercial/Vendas:

Se tem 4 vendedores → WIP = 8-12 prospecções ativas
Se tem 2 responsáveis por proposta → WIP = 4-6 propostas

Para Setor de Desenvolvimento:

Se tem 3 devs → WIP = 3-6 tarefas em desenvolvimento
Para Code Review → WIP = 2-4 PRs em revisão

Para Implantação/Suporte:

Se tem 2 pessoas no suporte → WIP = 4-6 tickets em andamento
Para Implementação → WIP = 1-2 (implementações precisam ser focadas)

Por que limitar WIP?

Benefício Impacto

Foco Reduz troca de contexto

Qualidade Menos erros e retrabalho

Velocidade Tarefas saem mais rápido

Visibilidade Identifica gargalos rapidinho

Motivação Equipe não se sente sobrecarregada

Cronograma

Definição das etapas

Cadastramento de etapas

Validação das etapas

Demonstração do kanban

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